整理項(xiàng)目的過(guò)程,其實(shí)就是一個(gè)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、整理問(wèn)題的過(guò)程。第一,要根據(jù)企業(yè)的目標(biāo)明確項(xiàng)目的任務(wù),針對(duì)具體任務(wù)建立有效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。通過(guò)團(tuán)隊(duì)討論對(duì)任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分析,得出任務(wù)的全過(guò)程。通過(guò)對(duì)工作流程的進(jìn)一步分析,可以發(fā)現(xiàn)具體問(wèn)題貫穿整個(gè)流程。通過(guò)對(duì)這些問(wèn)題的進(jìn)一步梳理,可以總結(jié)出一批相關(guān)的六西格瑪項(xiàng)目。
項(xiàng)目排序可以采取多種形式。對(duì)于簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單的項(xiàng)目流程問(wèn)題,可以通過(guò)頭腦風(fēng)暴得到項(xiàng)目的解決方向。對(duì)于復(fù)雜或多層次的項(xiàng)目流程,需要通過(guò)流程分析、價(jià)值流分析、相關(guān)技術(shù)支持等一系列過(guò)程來(lái)明確項(xiàng)目中存在的一些具體問(wèn)題,通過(guò)解決這些問(wèn)題可以形成相關(guān)的六西格瑪管理項(xiàng)目。當(dāng)然,在具體的項(xiàng)目過(guò)程中,上述兩種方法也可以交替應(yīng)用。
一、團(tuán)隊(duì)合作過(guò)程的一般步驟
1、明確任務(wù)范圍;
2.組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì);
3.介紹現(xiàn)有流程;
4.頭腦風(fēng)暴;
5.問(wèn)題的分類和總結(jié)。
以上流程成功的關(guān)鍵首先在于會(huì)議流程的主持人。一方面,主持人要準(zhǔn)確客觀地講解過(guò)程,引導(dǎo)組員總結(jié)材料,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題;同時(shí),主持人不能主觀決定問(wèn)題的方向,要善于發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員的集體智慧,集合大家的主流意見。常用的形式有貼紙、紙條等。團(tuán)隊(duì)合作成功的另一個(gè)方面是,團(tuán)隊(duì)成員必須足夠廣泛,以涵蓋項(xiàng)目流程的所有方面,這樣收集的意見就足夠全面。有時(shí)候,即使只有一個(gè)人提出總結(jié)的問(wèn)題,也可能仍然是項(xiàng)目的問(wèn)題。
二、流程分析
對(duì)于大型復(fù)雜的項(xiàng)目,首先需要進(jìn)行全面的流程分析。在方法上,這個(gè)過(guò)程還可以包括團(tuán)隊(duì)合作的形式,分為企業(yè)戰(zhàn)略分解和具體任務(wù)執(zhí)行。根據(jù)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的綜合流程分解,得到高層次的任務(wù)需求。對(duì)于這些任務(wù)需求,我們會(huì)繼續(xù)進(jìn)行詳細(xì)的流程分解。結(jié)合與流程相關(guān)的技術(shù)層面信息,對(duì)流程各環(huán)節(jié)收集的大量相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,通過(guò)對(duì)比任務(wù)目標(biāo),找出差距和努力方向,從而匯聚產(chǎn)生相應(yīng)的項(xiàng)目集群和具體的項(xiàng)目目標(biāo)。
流程分析可以從企業(yè)戰(zhàn)略層面借助平衡計(jì)分卡和戰(zhàn)略地圖進(jìn)行。在具體任務(wù)執(zhí)行層面,可以應(yīng)用流程圖、魚骨圖、因果矩陣、價(jià)值流分析等具體方式。除了團(tuán)隊(duì)組成的重要性,還要特別注意過(guò)程數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和統(tǒng)計(jì)代表性。
三、關(guān)鍵因素
從整理項(xiàng)目的全過(guò)程來(lái)看,應(yīng)注意以下幾個(gè)方面:
1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成。項(xiàng)目組成員必須來(lái)自項(xiàng)目的整個(gè)工作流流程,要兼顧技術(shù)、管理和運(yùn)營(yíng),保證流程中各個(gè)環(huán)節(jié)的充分參與。
2.項(xiàng)目過(guò)程必須真實(shí)。只有真實(shí)反映現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)題,才能通過(guò)項(xiàng)目解決問(wèn)題。
3.注意項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的凝聚力。項(xiàng)目的全面完整梳理有賴于成員的積極參與,需要從各方面調(diào)動(dòng)項(xiàng)目成員的積極性,營(yíng)造和諧的團(tuán)隊(duì)氛圍。